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Una de las obligaciones que establece la normativa es que todos los ficheros con datos personales deben ser notificados

En primer lugar hay que señalar que todas las empresas tratan datos personales en el desarrollo de su actividad diaria, con independencia de cual sea ésta, por ello están obligadas a cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD). Recordar que un dato de carácter personal puede ser desde el nombre y el apellido de una persona, a su número de teléfono, su DNI o su número de cuenta bancaria.

Asimismo, la ley establece cuales son aquellos datos que se encuentran excluidos de su ámbito de aplicación, como pueden ser los datos de personas fallecidas, de personas jurídicas, los utilizados por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas. Por ejemplo, la agenda con teléfonos de familiares o amigos que podemos tener en casa. También se encuentran excluidos aquellos sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas y aquellos establecidos para la investigación del terrorismo y de formas graves de delincuencia organizada. Por tanto, aquellos ficheros que contengan este tipo de datos no será necesario declararlos ante la Agencia.

Una de las obligaciones que establece la normativa en esta materia es que todos los ficheros con datos personales, ya se encuentren en soporte automatizado y/o en soporte papel, deben ser notificados al Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos. La LOPD establece que un fichero es “todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso”. Por tanto, todos los ficheros con datos de carácter personal serán notificados a esta Agencia por la persona o entidad que pretenda crearlos.

La inscripción se hará de manera distinta dependiendo de si la entidad responsable del fichero es una entidad privada o una Administración pública. Una vez enviada la solicitud de inscripción el Director de la AEPD dicta resolución, acordando, en su caso, la inscripción. No hay que olvidar que la inscripción de ficheros en el RGPD no exime al responsable de los mismos del cumplimiento del resto de obligaciones previstas en la LOPD y su normativa de desarrollo. Por ello, es muy recomendable acudir a una empresa especializada en protección de datos para que pueda ayudarnos a detectar los ficheros que tenemos en nuestra empresa, así como para que nos asesore en el cumplimiento de dicha normativa.

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